Importa utenti

Guida per l’importazione massiva di studenti e docenti nell’account WeTambara Education tramite file Excel (.xlsx) o CSV (.csv).

La funzione Importa utenti permette di aggiungere studenti o docenti in modo massivo all’account WeTambara Education, partendo da un file Excel (.xlsx) o CSV (.csv). È uno strumento pensato per semplificare la gestione delle classi e risparmiare tempo, soprattutto quando si devono caricare molti profili contemporaneamente. In pochi minuti, infatti, l’amministratore può inserire decine di utenti, assegnarli ai relativi gruppi e attivare automaticamente i benefici dell’abbonamento PRO.

Nella parte superiore della pagina è visibile il contatore delle licenze disponibili, ad esempio “4/100 utenti”. Questo valore indica quanti utenti sono già stati attivati e quanti possono ancora essere aggiunti.

L’importazione non potrà superare il numero massimo di licenze: se il file contiene più utenti rispetto alle licenze rimaste, il sistema importerà solo i primi disponibili, mentre gli altri verranno scartati.

Nel report finale sarà comunque indicato chi non è stato aggiunto per mancanza di licenze.

La pagina dedicata all’importazione consente di caricare un file precompilato con i dati degli utenti. Per garantire la corretta lettura da parte del sistema, è essenziale utilizzare il modello fornito: i pulsanti Scarica template Excel e Scarica template CSV permettono di ottenere il formato corretto, con le intestazioni e l’ordine delle colonne già impostati.

Pagina Importa utenti dell’account Education. Mostra il numero di licenze disponibili, i pulsanti per scaricare i modelli Excel e CSV, il selettore del ruolo (studenti o docenti) e l’area per caricare il file.

Il file deve rispettare esattamente la struttura del modello: eventuali modifiche ai nomi delle colonne o al loro ordine comportano il mancato riconoscimento del file. Prima di procedere, è consigliabile scaricare il template e verificare che le colonne presenti siano quelle indicate nel modello ufficiale.

Struttura del file

Il file può essere redatto sia in formato Excel (.xlsx) sia CSV (.csv). Nel caso del file Excel, ogni riga del file corrisponde a un utente e deve contenere quattro informazioni: Email, Surname, Name e Groups.

La prima riga contiene le intestazioni obbligatorie “Email”, “Surname”, “Name” e “Groups”. Le righe successive elencano gli utenti da importare, con eventuale appartenenza a più gruppi separati da virgole.

L’email è il campo fondamentale, poiché identifica in modo univoco ogni utente all’interno della piattaforma. Se l’indirizzo è già registrato in WeTambara, il sistema non crea un nuovo account, ma aggiorna quello esistente collegandolo all’account Education e ai gruppi indicati. Se invece l’indirizzo non esiste, viene generato un nuovo profilo utente.

I campi Nome e Cognome rappresentano le etichette ufficiali associate all’account Education e saranno quelle visibili a tutti gli utenti appartenenti all’istituto. Anche qualora un utente modifichi successivamente il proprio nome personale nel proprio profilo, all’interno dell’ambiente Education continuerà a comparire il nome definito e caricato dall’amministratore. Questo comportamento serve a mantenere coerenza tra gli elenchi e le attività gestite a livello istituzionale.

La colonna "Groups" è invece facoltativa: permette di assegnare subito gli utenti ai gruppi desiderati, elencandoli separati da virgola (ad esempio: 1ASA,2BSC). È importante non inserire spazi dopo la virgola. Se un gruppo indicato non esiste ancora, il sistema lo crea automaticamente al momento dell’importazione.

Nel caso del CSV, è necessario utilizzare il separatore ,. È importante anche verificare che la codifica del file sia UTF-8, in modo da garantire la corretta lettura di caratteri accentati o speciali.

Esempio di file CSV per l’importazione utenti in WeTambara: ogni riga rappresenta un utente con email, cognome, nome e gruppi di appartenenza.

Le righe con email duplicate o campi non validi vengono scartate automaticamente durante il processo, ma sono sempre segnalate nel report finale.

Ruolo e licenze disponibili

Prima di caricare il file, è necessario selezionare il ruolo degli utenti, scegliendo tra Studenti o Docenti. I due ruoli devono essere importati con file separati: non è possibile caricarli insieme.

Caricamento e creazione utenti

Una volta selezionato il ruolo, è sufficiente trascinare il file nella sezione “Carica file degli utenti” o selezionarlo manualmente. Il sistema esegue un controllo preliminare sul formato e sulle intestazioni del file, e inizia poi l’importazione vera e propria.

Anteprima del file importato: il sistema mostra l’elenco degli utenti riconosciuti prima del caricamento definitivo, consentendo di verificare che i dati rispettino la struttura del modello e che il numero di licenze disponibili sia sufficiente.

Durante il processo possono verificarsi due casi. Se l’utente non esiste ancora, viene creato automaticamente e riceve una mail con una password generata casualmente. Al termine dell’importazione sarà possibile scaricare un file contenente la lista degli utenti creati e le relative password. Questo file è disponibile solo per un periodo limitato e deve essere scaricato subito, poiché successivamente viene eliminato dal sistema per motivi di sicurezza. È consigliato conservarlo in un luogo sicuro e distribuirlo solo attraverso canali protetti.

Se invece l’utente è già presente su WeTambara, il sistema lo aggiunge all’account Education e gli assegna automaticamente i vantaggi PRO. In questo caso, l’utente non riceve una nuova password ma continua a usare le sue credenziali attuali. Inoltre, viene associato ai gruppi specificati nel file senza perdere eventuali appartenenze precedenti.

Esito dell'importazione e report finale

Al termine della procedura, viene mostrato un report riepilogativo che indica il numero di utenti creati, aggiornati o non importati. Nel caso di errori, il sistema segnala la causa (ad esempio formato errato, intestazioni non valide, email duplicata o superamento licenze).

Report finale dell’importazione: il sistema indica quanti utenti sono stati creati, aggiornati o non importati, con eventuali segnalazioni sugli errori riscontrati e la possibilità di scaricare il file con le credenziali generate.

Se il caricamento ha generato nuovi utenti, viene fornito un link per scaricare il file con le credenziali provvisorie. Si tratta di un documento temporaneo che deve essere salvato immediatamente. Trascorso un breve periodo, per motivi di sicurezza, non sarà più disponibile. In caso di smarrimento del file, è possibile chiedere agli utenti di reimpostare la password tramite la funzione “Password dimenticata”.

Buone pratiche consigliate

Prima di procedere con un’importazione completa, può essere utile fare un test con pochi utenti, per verificare che il file sia formattato correttamente. Dopo la creazione, il file delle password dovrebbe essere distribuito agli utenti solo tramite canali sicuri (ad esempio, consegna diretta o comunicazione privata). Una volta completata la consegna, il file va eliminato dal proprio archivio personale.

Nel caso di importazioni molto grandi, è consigliabile organizzare i gruppi in modo coerente già prima del caricamento, seguendo convenzioni semplici come “1ASA”, “2BSC” o “Docenti_Matematica”. Questo faciliterà la gestione successiva e ridurrà il rischio di errori.